Een reserveringssysteem met de menselijke maat

Geschreven door: Vincent le Noble

Nu werknemers weer vaker aanwezig zijn op kantoor (sommige met iets meer enthousiasme dan andere) is de behoefte voor werkplek reserveringssystemen toegenomen. In dit artikel hoop ik antwoord te geven op de vraag voor wie wij nu dergelijke reserveringssystemen inzetten, wat dat betekent voor de welwillendheid van de kantoorbewoners en welke mate van flexibiliteit hierin gewenst is.

Laten we beginnen met de volgende vraag: wie wil er eigenlijk een werkplek reserveringssysteem? Als kantoorgebruiker zelf heb ik het liever niet. De zekerheid van een werkplek zou toch niet gebaseerd moeten zijn op of ik wel of niet een werkplek heb gereserveerd? Ik voeg al genoeg waarde toe aan het bedrijf dat dit mij meer voelt als tijdverspilling dan efficiency. Aan de andere kant zit ik altijd graag op dezelfde plek wanneer ik op kantoor ben, dicht bij mijn leuke collega’s, met mijn rug naar de muur zodat niemand op mijn scherm kijkt (niet omdat ik iets te verbergen heb, maar omdat ik me toch ongemakkelijk voel als ik iets privé online bestel). En mijn aversie voor grote groepen mensen in open ruimten is door Corona – net als het geven van een hand – ook behoorlijk toegenomen. Dus veiligheid, flexibiliteit en persoonlijke keuze zijn zeker onderwerpen die invloed hebben op de kantoorgebruiker bij het accepteren van een werkplek reserveringssysteem.

De echt grote belanghebbende is natuurlijk ‘het management’. Die wilt geen enkel risico lopen, en dekt het liefst alle mogelijke situaties af met regels en procedures. Sturen op efficiency, zodat we precies genoeg vierkante meters hebben om te voldoen aan de kantoorbehoefte en deze aan laten sluiten op de activiteiten die daar worden uitgevoerd. Dus efficiency en risico management zijn de termen die aansluiten bij managers als het om werkplek reserveringssystemen gaat. De daar bijbehorende Workplace Analytics zoals bezetting, benutting en dichtheid, geven het management stuurinformatie om het aantalkantooroppervlakte (m2) optimaal in te zetten. Deze stuurinformatie is echter zo dynamisch dat deze lastig te rijmen is met huurtermijnen of kosten die gemoeid zijn met herinrichting. Het inzicht in welke activiteiten waar en wanneer worden uitgevoerd is daarmee veel stabieler en dus bruikbaarder voor het inzetten van de juiste mix van type werkplekken. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe functies met andere activiteitenpatronen of groei en krimp van afdelingen met vaste activiteiten patronen.

De welwillendheid van kantoorgebruikers wordt bepaald door een hoge mate van gemak en ontzorging. Op het moment dat werkplek reservering voelt als een administratieve handeling zoals urenregistratie, dan neemt de bereidheid om hieraan mee te werken snel af. Als het echter waarde toevoegt, namelijk het feit dat je niet meer achter het net vist als het om die fijne werkplek gaat waar jij productief en efficiënt je taken kunt afronden. Of wanneer je met één druk op de knop incheckt op een vrij plekje en daarmee direct je collega’s hebt geïnformeerd over waar ze jou die dag kunnen vinden voor een kop koffie en een praatje.  Zolang het management maar niet vergeet dat het werkplekreserveringssysteem een middel is en geen doel op zich, en dus de nodige flexibiliteit aanbiedt in het gebruik en de verbetering ervan. Dan kunnen ‘hallway monitors‘ de vrije en bezetten werkplekken met kleuren weergeven, de ‘find my colleague‘ functionaliteit, en het snel een vrije vergaderzaal vinden en reserveren, bijdragen aan de positieve beleving van de kantoorgebruiker.

Op de vraag: welke mate van flexibiliteit gewenst is, is geen pasklaar antwoord te geven. Maar laten we toch een onderverdeling maken naar Systeem, Gebruiker en Beheerder. Het succes van een goed gebruikt werkplekreserveringssysteem, zit onder meer in de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Geen ingewikkelde software dat geïnstalleerd moet worden, geen apps met updates en versiebeheer, maar gewoon een simpel en goed werkend systeem. Daar heeft de gebruiker ook het meeste aan. Ook voor haar geldt dat gebruiksvriendelijkheid de sleutel tot succes is. Intuïtief gebruik van functionaliteit, dezelfde look-and-feel op alle apparaten die haar ten dienste staan. Dit vraagt ook wel iets van de software en nog meer naar het luisterend oor van de aanbieder. Want ‘de gebruiker centraal zetten’ is soms niets meer dan een loze kreet. Goed luisteren en doorvragen levert vaak dat inzicht op dat nodig is om de killer app te maken. Die functionaliteit laat zich ook niet vangen in een enkele versie, maar verdient een voortdurende dialoog met de klant en haar gebruikers, om de veranderende wensen in kaart te brengen en om te zetten in fantastische functionaliteiten.

En dan de beheerder. Niets is zo veranderlijk als het gedrag en wensen van mensen in een organisatie. Dus de aanpasbaarheid en flexibiliteit van de inrichting zijn opnieuw doorslaggevend in optimaal gebruik. Als beheerder wil je misschien wel zelf de plattegronden kunnen laten aanpassen en wijzigingen door laten voeren in plaats van wachten op beschikbaarheid van een ontwikkelaar die per uur betaald wordt. Ook is het toevoegen van nieuwe gebruikers iets wat je liever automatisch laat gebeuren dan dat je met een lijstje naast je desktop namen en e-mailadressen moet overtikken. 

Kortom, in de huidige hybride werkomgeving mag een reserveringssysteem niet ontbreken om veiligheid en efficiency te ondersteunen, maar dan wel graag met oog voor de gebruiker of dat nu de beheerder, de sporadische kantoorbezoeker of de vaste kantoorbewoner is.

Gepubliceerd op
Gecategoriseerd als iBASX blogs