Reserveringssystemen maken samenwerken en effectief werkplekgebruik op kantoor mogelijk.

Streeft jouw organisatie naar een flexibele werkstrategie, maar kan je nog steeds aanwijzen wie waar aan het werk is als je door je kantoor loopt? Oude gewoonten zijn moeilijk af te leren. Mensen lopen vrij gedachteloos naar de informele werkplek waar ze vroeger zaten. Maar tegenwoordig werken mensen nog maar een paar dagen per week op deze werkplekken, en dus wordt dit een probleem… Er is echter een oplossing voor: het reserveringssysteem.

Huidige situatie – een voorbeeld

Laat me kort even een voorbeeld geven. Beeld je in dat onze “hoofd sales” Marlene graag in de hoek bij het raam zit. Pre-covid, zat ze daar vijf dagen per week om haar werk uit te voeren. Omdat Marlene daar altijd zat, zitten de meeste collega’s van het sales team vlakbij Marlene. En aangezien zij hier zitten, zit het marketing team graag aan de aansluitende kluit enzovoort. Uiteindelijk is het hele kantoor ingespeeld op elkaar en vinden ze een vaste flexwerkplek waar ze vaak naartoe gaan. 

Voor de pandemie was dit geen probleem. Maar nu, post-covid, zit Marlene nog steeds graag bij het raam, terwijl ze er maar 2/3 dagen per week is. Toch weet iedereen op kantoor dat Marlene daar graag zit, en dus gaat niemand daar zitten. Al helemaal wanneer Marlene wat later het gebouw binnenkomt (wat vaker gebeurt), durft niemand aan haar bureau plaats te nemen. Dit betekent dat “Marlene’s bureau” voor de overige 2/3 dagen leeg blijft.

Dit mag dan gelden voor Marlene’s bureau, maar ook voor veel, zo niet alle andere bureaus. Als we mensen aan een bureau kunnen vastmaken wanneer we door het kantoor lopen, is het zeer waarschijnlijk dat deze bureaus niet vaak door andere mensen dan deze mensen worden bezet. Dit leidt ertoe dat mensen verspreid over de kantoorruimte aan hun eigen bureau zitten, terwijl de helft van de bureaus leeg is vanwege het remote werken.

Gebruik van ruimte

Het eerste gevolg is het inefficiënt gebruik van ruimte. Mensen kunnen verschillende niveau’s van de ruimtes innemen, terwijl ze allemaal in één ruimte zouden passen. Ten tweede vermindert het de kans op leuke sociale interacties aan het bureau. Als mensen op hun oude plek zitten, is de kans groot dat een paar bureaus in de buurt leeg zijn. Dit verhindert ze om sociale interacties te hebben. Uit onderzoek van Measuremen blijkt dat sociale interactie op werkplekken (post-covid) inderdaad lager was vergeleken met voor de pandemie. Het is best jammer als mensen naar kantoor komen voor interactie en voor samenwerking, en dit uiteindelijk niet doen. Dus hoe maken we dit wel mogelijk?

Veranderende cultuur

Er zijn misschien maar een paar handelingen nodig om je medewerkers bewust te maken van hun aanhoudende gewoonten, en de gevolgen daarvan. Naar de overkant lopen en praten met mensen die alleen op een kluitje zitten, is een eenvoudige stap die ervoor kan zorgen dat ze de volgende keer van werkplek veranderen. Ook een subtiele nieuwsbrief of kort bericht over hoe je plezier kunt hebben op kantoor door dichter bij elkaar te gaan zitten, en ze te herinneren aan het flexbeleid, kan mensen ook ondersteunen bij het veranderen van hun werkplek.

Reserveringssystemen

Alhoewel, oude gewoontes moeilijk los te laten zijn, is het de vraag of dergelijke oplossingen effect hebben op de lange termijn. Om samenwerken en effectief gebruik van werkruimte mogelijk te maken, zou een reserveringssysteem veel effectiever kunnen zijn. Met een reserveringssysteem kunnen werknemers zien welke collega’s komen, en waar ze zitten. Dus hoeft niemand zich druk te maken of “Marlene” komt, en op “haar” favoriete plek bij het raam gaat zitten. Werkruimtes delen wordt hierdoor veel makkelijker en comfortabeler als men weet wie er komt en wanneer. Het wordt makkelijker om werkplekken te kiezen vlakbij naaste collega’s, welke samenwerken mogelijk maken. Tevens kan een reserveringssysteem ook gebruikt worden als tool om de gewoontes van mensen te veranderen. Het design en gebruik van dergelijke software kan ervoor zorgen dat men andere bureaus reserveert dan gewoonlijk. Experimenteren en veranderen wordt hierdoor gestimuleerd. Ten slotte, als manager, krijg je inzicht in de reservering gewoonten van de ruimte, die een idee geven van de werkelijke spreiding en de potentiële bezetting. De implementatie van een reserveringssoftware is echter niet hetzelfde als het meten van de bezetting, wat echter wel kan worden gedaan met de Sensor Connected Workplace, of met een Bezettingsgraadmeting

Benieuwd wat iBASX voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op voor meer informatie.

Gepubliceerd op
Gecategoriseerd als iBASX blogs